TCO - argumentul care convinge
Modul "clasic" de achizitie a unui produs sau serviciu intr-o organizatie presupune compararea preturilor de achizitie ale furnizorilor, evaluarea beneficiilor aditionale fiecarei oferte si in final alegerea.
Dar tot mai multi responsabili de reducerea costurilor in companii constientizeaza importanta gestionarii costurilor cu utilizarea produsului/serviciului pe toata durata ciclului de viata. De ce? Pentru ca in multe industrii, costurile de achizitie reprezinta sub 10% din totalul costurilor totale asociate produsului sau serviciului.
Analiza TCO (Total Cost of Ownership) va ajuta managerul dintr-o organizatie sa gestioneze in mod corect costurile unei investitii - conform exemplului nostru, nu se va concentra sa gaseasca oferta cea mai buna pentru achizitie, ci o va alege pe aceea care este mai avantajoasa sub aspectul costurilor totale de utilizare.
Si in domeniul productiei documentelor, analiza TCO ajuta organizatia sa isi optimizeze costurile: o imprimanta sau un multifunctional costa cu 30% sau 40% mai mult fata de un model al concurentei, dar costurile totale de achizitie si utilizare a produsului pot reprezenta 50% din costurile asociate utilizarii produsului cu pret de achizitie mai mic.
Achizitia unui echipament de imprimare/copiere trebuie sa ia in considerare nu doar pretul de achizitie ci si costul consumabilelor, pretul/pagina imprimata, pretul hartiei, consumul de energie etc.
De exemplu, in urma unei analize efectuate de specialistii SCOP Computers s-a dovedit ca incepand de la un anumit volum de lucru lunar achizitia unui multifunctional de 600Euro este mai rentabila decat a unui multifunctional de 200Euro. Costurile totale de utilizare ale echipamentului mai ieftin sunt mai mari cu 50% fata de situatia utilizarii celuilalt echipament. Concluzia? Diferenta de pret intre preturile de achizitie poate fi amortizata chiar si in primul an de utilizare.